庁舎がフリーアドレスを導入するメリットとは？導入時のポイントも紹介！
※この記事は製品や技術にまつわるお役立ち情報＝豆知識を意図しておりますことから、弊社製品以外の製品や市場一般に関する内容を含んでいることがあります
「フリーアドレス」とは、オフィス内の決められた固定席で作業をするのではなく、自分の好きな席で働くワークスタイルのことをいいます。
フリーアドレス化にはメリットが多く、庁舎でも導入する動きが見られる一方で、注意点にも考慮しなければいけません。
そこで本記事では、庁舎にフリーアドレスを導入するメリット、導入時のポイントをご紹介します。
フリーアドレス化を検討している自治体は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
フリーアドレスについて
まずは、フリーアドレスの概要と推奨される背景から解説していきます。
フリーアドレスとは
フリーアドレスとは、個々で特定のデスクを持たず、場所を自由に選んで仕事をするワークスタイルのことです。
フリーアドレスには、完全フリーアドレスとグループアドレスの2種類があります。
完全フリーアドレスの場合、スペース内であればどこでも好きな場所を選び、仕事をすることが可能です。
一方のグループアドレスでは、部署やプロジェクトチームなど、グループ化された上でデスクが決まっており、その範囲内から自由に席を選べます。
フリーアドレスを導入するならば、それぞれの違いをきちんと押さえておきましょう。
フリーアドレスが推奨される背景
フリーアドレスが推奨される背景には、働き方の多様化やICT技術の進化が大きく関係しています。
近年、リモートワークや働き方改革が推進されている影響で、オフィス環境を見直す企業も増えているでしょう。
また、モバイルツールの普及や紙書類のデジタル化といったICT技術の発展により、従来のように固定の座席を設ける必要性が減少しつつあります。
このことから、従業員が自由に場所を選んで働けるフリーアドレスの導入が進み、柔軟なオフィス環境がより実現しやすくなったのです。
庁舎でフリーアドレスを導入するメリット
ここからは、フリーアドレスのメリットをご紹介していきます。
コミュニケーションがとりやすい
1つ目のメリットは、職員間のコミュニケーションが取りやすくなることです。
フリーアドレスを導入することで、日ごとに隣り合う職員が変わり、他部署の職員とも交流の機会が自然と増えます。
あまり接点のなかった職員同士の会話も生まれやすくなり、情報共有といった業務上の連携もスムーズに進むでしょう。
生産性向上が期待できる
フリーアドレスを導入することで、生産性向上につながる可能性が高まります。
職員は業務内容に応じて自由に席を選べるため、自律的に仕事を進められるためです。
例えば、双方で確認が必要な業務は共同スペースで行い、一人で集中して作業したいときは個室スペースに移動するなど、自ら作業環境を選択できます。
自由度が高ければ、モチベーションの向上にもつながるでしょう。
オフィスの美化に繋がる
オフィスの美化につながるのも、フリーアドレス化のメリットです。
フリーアドレスでは、毎回同じ席を使うわけではないため、使用後は次の人のために片付ける習慣がつき、自然と整理される傾向にあります。
結果、オフィス全体が常に整頓された状態となり、清潔な空間が保たれるでしょう。
オフィス環境の美化を推進する目的でも、フリーアドレスの導入はおすすめです。
スペースを有効活用できる
フリーアドレスならば、スペースを有効活用できる点も大きなメリットです。
デスクや椅子、備品を共有することにより、スペースの回遊率を高められるためです。
ほかにも、PCや文房具を共有したり、オフィスを集約させたりすることで、電気代が抑えられてコスト削減となるでしょう。
庁舎でフリーアドレスを導入する際のポイントと注意点
ここでは、フリーアドレスの注意点をご紹介していきます。
オフィス全体で目的やルールを明確にする
フリーアドレス化を進めるには、オフィス全体で目的やルールを明確にすることが重要です。
自分以外の職員も同じスペースを利用するため、全員が共通の意識で使える環境が求められます。
また、目的やルールを明確にすることで、利用者全員が気持ちよくオフィスを使えて、フリーアドレスの利便性をより引き出すことができます。
フリーアドレス化を成功させるためにも、オフィス全体で目的とルールを明確に定めましょう。
導入後も継続的に見直しを行う
フリーアドレスを導入した後も、継続的に見直しを行うことが大切です。
日頃業務を行う中で、業務特性に応じた運用ルールを設けるなど、定期的な改善が必要となる可能性があるためです。
導入後の業務効率や職員の意見を反映し、ルールの改善を行うことで、より効果的な運用が可能となります。
そのため、フリーアドレスの効果を持続させるためにも、導入後は定期的に見直しを行いましょう。
小規模での導入からスタートする
フリーアドレスの導入は、いきなり全庁に展開するのではなく、まずは小規模な範囲から始めることをおすすめします。
はじめに部署や課単位で試行を重ねることで、運用における課題や改善点を把握できるためです。
使い勝手を確認しながら、徐々にフリーアドレス化の範囲を広げていくと、スムーズに導入できるでしょう。
庁舎全体でフリーアドレスの導入を考えている場合も、まずは小規模からの導入をおすすめします。
庁舎のフリーアドレス導入事例
ここからは、庁舎のフリーアドレス導入事例をご紹介します。
三豊市
香川県三豊市では、職員間のコミュニケーション改善のためにフリーアドレスを導入しました。
空いたスペースにミーティングスペースを設置した結果、職員同士のコミュニケーションが活性化しました。
また、PCなどの備品を収納してから帰庁することが習慣化されたため、オフィスの美観維持にもつながっています。
富士市
静岡県富士市では、リモートワークやワークスペースの改善を目的にフリーアドレスを導入しました。
これまで別のフロアで仕事をしていた4つの課をフリーアドレス化しています。
また、共創スペースはミーティングや打ち合わせの規模により、テーブルの配置を柔軟に変更できるのが特徴です。
普段関わることのなかった職員との交流により、新たな気付きや発展につながった事例です。
まとめ
近年、働き方の多様化やICT技術の進化により、庁舎でもフリーアドレスが導入されています。
フリーアドレス化することで、コミュニケ―ションの活性化やオフィスの美化、生産性の向上、スペースの有効活用など、さまざまなメリットが享受できます。
フリーアドレス化では、目的やルールを明確化し、導入後も継続的に見直すことが大切です。
また、すでにフリーアドレスを導入している庁舎もあるため、参考にしてみるのも良いでしょう。
🏢導入事例はこちら
👉庁舎建て替え特集
📒製品カタログはこちら
