庁舎のオンライン化！オンライン化に伴う課題とは？
※この記事は製品や技術にまつわるお役立ち情報＝豆知識を意図しておりますことから、弊社製品以外の製品や市場一般に関する内容を含んでいることがあります
庁舎ではオンライン化が推進されているのをご存知でしょうか。
現在、次世代の新庁舎を建てる際にオンライン化を進める動きが各自治体で行われており、さまざまな行政サービスをスムーズに届けられるようにすることを目的としています。
各自治体でオンライン化が推進されることで、どのようなメリットがあるのか気になる方も多いのではないでしょうか。
それでは、庁舎のオンライン化による自治体DXやオンライン化に伴う課題などを解説します。
目次
庁舎のオンライン化による自治体DXとは？
庁舎のオンライン化は各自治体で進められていますが、自治体DXとはどのようなものなのか耳にしたことがない方も多いのではないでしょうか。
それでは、庁舎のオンライン化による自治体DXとは何か、オンライン化が進められている理由を解説します。
自治体DXとは？
現在、庁舎のオンライン化を進めているのが自治体DXという変革です。
自治体DXとはデジタルによる変革をもたらすために行われている活動のひとつで、これまで行っていたアナログ業務をデジタル業務に変える取り組みが進められています。
次世代の新庁舎を推進することによって、利用者がもっとスムーズに行政サービスが利用できるようになるでしょう。
庁舎でオンライン化が進められている理由とは？
庁舎でオンライン化が進められている理由は、以下の通りです。
●労働力を確保するため
●2025年に向けて経済的損失を防ぐため
●衛生面と業務効率を両立させるため
労働力を確保するため
庁舎でオンライン化が進められているのは、労働力を確保するためです。
少子高齢化によって労働力が不足している現在では、いかに少ない人員でさまざまな行政サービスが提供できるかどうかが重要です。
そのため、アナログ業務をデジタル業務に変えることで、一人ひとりの業務負担の削減となることが期待されています。
2025年に向けて経済的損失を防ぐため
現在の日本は海外に比べてDX推進が遅れているため、このままでは2025年を境に多大な経済的損失が起こりかねません。
2025年には年間12兆円と国家レベルの損失につながるのを防ぐためにも、庁舎のオンライン化が推し進められているといえるでしょう。
衛生面と業務効率を両立させるため
コロナ禍による被害が収まらない中、新庁舎に求められるのは衛生面に対する配慮と業務効率化の実現です。
庁舎をオンライン化することによって利用者は庁舎に向かうことなくオンラインで行政サービスが受けられるため、感染予防対策になります。
また、庁舎に行く必要性がなくなるため、時間や手間をかけることなくスムーズに行政サービスが受けられるので業務効率化につながります。
庁舎をオンライン化するメリット
庁舎をオンライン化することによって、利用者側・庁舎側双方にさまざまなメリットがあります。
それでは、庁舎をオンライン化するメリットを解説します。
利用者側のメリット
庁舎を利用する人のメリットは、以下の通りです。
●待ち時間や移動が必要ない
●専門家に相談しやすい
待ち時間や移動が必要ない
利用者によっては忙しくて庁舎に出向く時間がない方もいるでしょう。
庁舎がオンライン化されていれば、自宅で庁舎の行政サービスが受けられるため、待ち時間も移動も必要ないのが大きなメリットです。
移動しなくて良いため交通費もかからず、遠方にいる人でもサービスが受けられる手軽さがポイントです。
専門家に相談しやすい
自治体によっては法律や税務などの専門家にオンラインで相談できるサービスがあります。
オンラインで直接専門家に相談することができれば、分からないこともすぐに解決できるでしょう。
こうした窓口が設置されていれば、どんなときでも気軽に利用できます。
庁舎側のメリット
庁舎側のメリットは、以下の通りです。
●コロナ対策が手軽にできる
●相手の顔が見える
●業務効率化が実現できる
コロナ対策が手軽にできる
庁舎をオンライン化することによって、コロナ対策が手軽にできるのがポイントです。
今もなおコロナが収まっていない現状のため、感染予防対策を行う場合、なるべく他人との接触がないようにする必要性があります。
オンライン化に対応することで、オンライン上でサービスが提供できるため、効率良くコロナ対策ができます。
相手の顔が見える
ビデオ通話などに対応している自治体であれば、相手の顔を見ながらサービスの提供ができるのがポイントです。
相手の顔を見ながらやり取りをすることで、利用者がどんなところでつまずいているのか、何が分からないのかなど、表情や仕草などを見ながら対応できます。
オンラインなら、実際に画面を見せながら説明ができるため、分かりやすい説明もできます。
業務効率化が実現できる
現在では少子高齢化によって労働力が年々減少している傾向にあることから、職員一人ひとりが負担する業務量が多い傾向にありました。
しかし、オンライン化によってペーパーレス化が実現したり、利用者が庁舎に限らずどこでもネット上でやり取りができるようになったりします。
繁忙期に人員を増やす必要性がないため、業務効率化が実現されるのがポイントです。
庁舎のオンライン化に伴う課題
庁舎のオンライン化に伴う課題は、以下の通りです。
●外部からの不正アクセス防止
●デジタル執務環境を整備する
●オンライン化に必要な基盤づくり
外部からの不正アクセス防止
庁舎がオンライン化することによって懸念されるのが、外部からの不正アクセスです。
不正アクセスなどによるサイバー攻撃は後を絶たないため、外部からの不正アクセスが防止できる対策が求められます。
デジタル執務環境を整備する
庁舎をオンライン化するにあたって重要なのは、デジタル執務環境を整備することです。
たとえば、職員全員で共有しているパソコンを職員一人一台配備したり、行政サービスに必要な業務をパソコン上でできるようにしたりなどさまざまです。
デジタル執務環境が整備されていないと完全オンライン化は難しいので注意しましょう。
オンライン化に必要な基盤づくり
庁舎のオンライン化に必要な基盤づくりも必須です。
たとえば、行政の情報通信を高度なものにしたり、地域の情報格差を是正するための高速通信ネットワークを配備したりさまざまです。
しっかりとした基盤が作られていなければ、完全オンライン化は実現しにくいでしょう。
まとめ
庁舎のオンライン化は将来的な経済的損失を防ぐため、そしてコロナ対策などさまざまな意味合いがあります。
アナログからデジタルに変わる上で必要な業務は何か洗い出し、完全なオンライン化を実現するためにしっかりと基盤づくりやデジタル執務環境を整備する必要性があります。
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