自治体クラウドPBXのメリットとデメリットは？導入に向いている業者を紹介！
※この記事は製品や技術にまつわるお役立ち情報＝豆知識を意図しておりますことから、弊社製品以外の製品や市場一般に関する内容を含んでいることがあります
近年では、一般企業だけでなく自治体でも、クラウドPBXの導入率が上がっています。
クラウドPBXは、従来のビジネスフォンよりも利便性が高く、さまざまなメリットがあるといわれています。
しかし、クラウドPBXの導入を検討する中で、具体的にどんなメリットがあるのか知りたいという方もいるでしょう。
そこで本記事では、自治体のクラウドPBXの導入のメリットとデメリットをご紹介していきます。
クラウドPBXの導入を検討している自治体は、ぜひ参考にしてみてください。
クラウドPBXのメリット
ここでは、クラウドPBXのメリットについて解説していきます。
業務効率化においてのメリット
業務効率化におけるメリットは、以下の2つです。
- ・社内外問わず会社番号で受発信が可能
- ・離れた場所でも内線通話が可能
それぞれのメリットについて解説していきます。
社内外問わず会社番号で発受信が可能
社内だけでなく、インターネットがつながる環境であれば、どこでも会社番号を使用して受発信が可能です。
受発信できる範囲が社内に縛られないため、リモートワーク中でも取引先や顧客を待たせることなく、スムーズに対応できるため業務効率が向上します。
離れた場所でも内線通話が可能
離れた場所でも内線通話ができるため、複数の拠点がある場合にも便利です。
外線を使用して通話する必要がないため、拠点間でのやり取りが多い場合には通話料金の大幅な削減につながるでしょう。
また、社内での作業に縛られないため、リモートワークなどの働き方改革の促進にもつながります。
ビジネスフォンよりも複数の便利機能が使用可能
クラウドPBXは、ビジネスフォンよりも多くの便利機能が使用できます。
例えば、スマートフォンやパソコンでFAXを受信できるネットFAXや、着信時に顧客情報を自動で表示してくれるCTIなど、ビジネスフォンにはない機能が多数あります。
メンテナンスを運用会社に任せられる
従来のビジネスフォンは、主装置を社内に設置する必要があるため、メンテナンスや修理を自社で対応したり、業者に依頼したりしていました。
しかしクラウドPBXは、メンテナンスをすべて運用会社に任せることができるため、自社での対応や業者依頼をする手間がかかりません。
アップデートも随時行われるため、常に最新の状態でサービスを利用することが可能です。
柔軟性や拡張性の向上
クラウドPBXは、通信システムの柔軟性や拡張性が高いのも特徴です。
例えば、専用コールセンターを増やしたい場合、従来のビジネスフォンは機器の設置工事が必要でした。一方でクラウドOBXは、コールセンターを運営する場所にインターネット環境があれば、端末を持っていくだけで電話業務が可能です。
オフィスのレイアウト変更や台数の増減の手間がかからない
従来のビジネスフォンは、契約台数が増える度に購入手続きが必要で、契約台数によってはPBXの入れ替えも必要でした。
しかし、クラウドPBXであれば、ライセンスを追加するだけで済むため、導入後の企業規模拡大による契約台数の増減も容易にできます。
オフィスの移転やレイアウト変更も、会社番号を変更する必要や取引先への周知がいらず、大がかりな配線工事も不要のため、柔軟に対応することが可能です。
費用削減においてのメリット
費用削減に置けるメリットは、以下の2つです。
- ・導入時の初期費用の削減が可能
- ・通話料金を削減できる
それぞれのメリットについて、解説していきます。
導入時の初期費用の削減が可能
従来のビジネスフォンは、導入時に主装置や電話機の設置、配線工事などが必要でした。一方でクラウドPBXは、機器の設置や配線工事がいらないため、初期費用が大幅に削減できる上に手間もかかりません。
通話料金を削減できる
クラウドPBXは、社内外問わず通話できるため、外線通話や転送が不要で通話料金を削減できます。
外線通話や転送回数の多い企業には、大きなメリットといえるでしょう。
緊急時や災害時にメリット
緊急時や災害時は、オフィスへの出社が困難になることが予想されます。
クラウドPBXは、インターネット環境さえあれば普段通りに電話業務を行えるため、BCP対策に有効です。
またクラウドPBXは、インターネット回線を利用した通話ができるため、回線が混み合う災害時でも連絡手段の確保ができます。
クラウドPBXのデメリットと対策
ここでは、クラウドPBXのデメリットについて解説していきます。
慣れるまでに時間がかかる
クラウドPBXは、操作に慣れるまでに時間がかかることが予想されます。
本運用を開始するまでに、従業員への教育期間を確保し、サポートを提供するなどの対策を講じることが大切です。
ネット環境によって音声品質が異なる
クラウドPBXは、インターネット回線を使用するため、使用する環境や業者によっては音声品質が下がることがあります。
高品質な販売供給元との契約や、高速インターネット回線の利用など、対策を取りましょう。
サービスによっては既存の電話番号が使用できない
業者によっては、既存の電話番号が使用できないことがあります。自治体の場合は、電話番号が変わると住民が混乱してしまう恐れがあります。
引き継ぎ可能な番号であるか確認するとともに、引き継ぎ可能な販売供給元と契約するようにしましょう 。
ランニングコストがかかる
クラウドPBXは、月額制がほとんどであるため、ランニングコストがかかります。
長期的な目で見ると、最終的にはクラウドPBXの方がビジネスフォンよりも費用がかかる可能性もあります。
費用と効果が良い販売供給元や、料金体系が自社に合ったものを選びましょう。
セキュリティ面の不安
クラウドPBXは、インターネット回線を使用するため、ウイルス感染・ログイン情報の流出・不正アクセスといったセキュリティ面の不安が懸念されます。
セキュリティ対策を強化している販売供給元と契約したり、自社のインターネット回線にセキュリティ対策を施したりすることで、少しでもセキュリティ面の不安を払拭できるでしょう。
また、従業員一人一人がセキュリティ意識を高めることも大切です。
特定の番号に発信できない
クラウドPBXは、位置情報を取得できないため、110番や119番などの特定の番号には発信できません。
発信できない番号に電話をかける場合には、プライベート用のスマートフォンを利用する必要があります。
適切なクラウドPBXの選び方
ここでは、適切なクラウドPBXの選び方について解説していきます。
機能やサービスが自社にあうか
契約する販売供給元によって、使用できる機能やサービスはさまざまです。
必要な機能が使用できるか、導入までの期間は速いかなど、自社のニーズに合ったものを選びましょう。
すべての費用が希望にあうか
導入料金や月額料金を販売供給元ごとに比較し、シミュレーションします。
費用総額が自社の予算に合っている販売供給元と契約しましょう。
お試し期間で使用感を確認する
候補となる販売供給元を決めたら、お試し期間で実際の使用感を確認することも大切です。
試用期間中に従業員にアンケートを取るなどして、実用的かどうか判断しましょう。
電話番号の引き継ぎができるか
電話番号の引き継ぎの可不可は、自治体にとって重要なポイントです。
既存の電話番号を使用できる販売供給元かどうか確認しましょう。
通話品質が納得できるものか
通話品質が著しく悪いと、住民の不満につながります。
通話品質が納得できるものかどうか、あらかじめ確認しておくことが大切です。
セキュリティは万全か
自治体は、住民の個人情報などの重要な情報を取り扱っているため、情報漏洩は絶対にしてはいけません。
セキュリティが万全な販売供給元であるかどうか、あらかじめ確認しておく必要があります。
クラウドPBXの導入に向いている業者
ここでは、クラウドPBXの導入に向いている業者について解説していきます。
拠点が多い・敷地が広大な業者
複数の拠点があったり、敷地が広かったりする業者は、すべての拠点間を内線通話できるクラウドPBXがおすすめです。
例えば、ホテル・病院・学校・工場などの広大な敷地でも、制限されず効率的に仕事を行える新環境を作ることができます。
リモートワークや外出が多い業者
オフィスにいない場合でも、会社の代表番号を使用して通話できるため、リモートワークや外出が多い業者におすすめです。
自動転送も可能であり、離れた場所にいる従業員間で内線通話も使用できるため、従業員の負担も軽減できる上に費用の削減にもつながります。
オペレーター業務が多い業者
クラウドPBXは、オペレーター業務が多い業者にも便利なシステムです。
オペレーターの増減やコール状況に応じて、柔軟に回線数を変更可能で、セキュリティの高い販売供給元を選択すれば、リモートワークでもオペレーション業務を安心して行えます。
まとめ
クラウドPBXには、多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。デメリットをカバーできるよう、きちんと対策を取っていれば問題ないでしょう。
また、クラウドPBXの選び方は非常に重要となります。自治体は、住民の個人情報をたくさん取り扱っているため、適切なクラウドPBXを選ばなければなりません。販売供給元がきちんとしているか、確認することが重要です。
本記事を参考に、適切なクラウドPBXを選びましょう。
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