自治体で勤怠管理をデジタル化するメリットは？おすすめのシステムも紹介！
※この記事は製品や技術にまつわるお役立ち情報＝豆知識を意図しておりますことから、弊社製品以外の製品や市場一般に関する内容を含んでいることがあります
勤怠管理は、企業だけでなく自治体においても欠かせない業務の一つです。
近年では、紙媒体の勤怠管理ではなく、タイムレコーダーやICカードを活用するなど、勤怠管理のデジタル化が進んでいます。
そこで本記事では、自治体で勤怠管理をデジタル化するメリットや、デジタル化がおすすめの自治体についてご紹介します。
勤怠管理のデジタル化を検討している自治体は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
自治体の勤怠管理をデジタル化
ここでは、自治体で勤怠管理をデジタル化するメリットについて解説します。
勤怠管理のデジタル化とは？
紙媒体の勤怠管理では、紙のタイムカードで出退勤時間を打刻し、休暇や時間外労働は申請書に記載し照らし合わせるといった作業が必要でした。
しかし近年では、勤怠の記録などをデジタルで管理できるシステムが数多く登場しています。
例えば、勤出退勤時間の記録から集計まで、勤怠管理のすべてを任せることができるシステムもあれば、どこにいても勤務状況を確認できるシステムもあります。
自治体で勤怠管理をデジタル化するメリット
自治体で勤怠管理をデジタル化するメリットは、以下の通りです。
- ・集計作業を省略できる
- ・自動計算で正確な情報が得られる
- ・機能を調整できる
では、それぞれ解説していきます。
集計作業を省略できる
紙のタイムカードや申請書の確認は、事実と照らし合わせる必要があり、作業に時間がかかる傾向がありました。
しかし、勤怠管理をデジタル化することで、短期間で確認作業が終わります。また、月末や月初に集中する作業が減り、時間だけでなく精神的にも余裕が生まれるでしょう。
自動計算で正確な情報が得られる
紙媒体で勤怠記録を管理すると、勤怠時間や日数などの集計時に計算ミスをしてしまう恐れがあります。
しかし、勤怠管理をデジタル化することで、正確な情報をリアルタイムで見ることが可能です。
管理者だけでなく、各職員が自分で勤怠記録を把握できるのもメリットといえます。
機能を調整できる
各自治体で必要に応じ、機能を調整できます。
また不明点がある場合には、導入後いつでもサポートを受けることが可能です。
導入実績
ここでは、勤怠管理のデジタル化を導入している高知県と山形県の実績をご紹介していきます。
高知県の事例
高知県の自治体では、勤怠管理のデジタル化を図っています。
今まで手作業で行っていた勤怠管理をデジタル化することで、以下の業務内容が削減されました。
- ・時間外労働時間を分析し、人員配管や業務棚卸に活用
- ・勤怠申請と実労働時間の差を確認し、サービス残業を防止
- ・有給休暇を確認し労働環境に問題がないか把握
上記のように勤怠管理をデジタル化することで、職員の負担を減らし、業務効率の向上や働き方改革を進めるのに役立っています。
山形県の事例
山形県の自治体では、LGWAN環境で動作するクラウド型のシステムを活用しています。
出退勤打刻や各種電子申請などの機能、給与システムとの連携にかかる時間外勤務の自動計算などの機能も搭載されており、職員の負担を減らして業務効率を向上させています。
勤怠管理デジタル化がおすすめの自治体
勤怠管理デジタル化がおすすめの自治体は、以下の通りです。
- ・残業時間を可視化したい
- ・在宅勤務や外での勤怠ができない
- ・大勢の従業員の勤怠管理が難しい
それぞれを解説していきます。
残業時間を可視化したい
残業時間を可視化したい自治体は、勤怠管理をデジタル化することがおすすめです。
例えば、出勤簿に印鑑を押すというアナログ式で勤怠管理を行っていた場合、職員が何時に出勤や退勤をしたのかひと目で分からない状況となります。
残業をする場合には、時間外勤務届を提出して集計しなければ、どのくらいの残業をしたのか把握できません。
集計するまで残業時間が分からないため、職員の健康管理まで行き届かず、集計にも時間がかかってしまう状態です。
しかし、勤怠管理をデジタル化することで、労働時間の客観的な把握や職員の健康管理が可能になり、集計業務の負担も減ります。
在宅勤務や外での勤怠ができない
在宅勤務や外での勤怠ができずに困っている自治体にも、勤怠管理のデジタル化が便利です。
勤怠管理をデジタル化すると複数の打刻方法があるため、職員が職場にいなくともスマートフォンなどから打刻することができます。
在宅や外からでも打刻ができるため、出勤した際に打刻の申請をする必要はありません。
大勢の従業員の勤怠管理が難しい
従業員数が多い自治体ほど、勤怠管理は大変な作業になるため、デジタル化をおすすめします。
従業員が多ければ多いほど、申請書の確認や集計に時間がかかるものです。
勤怠管理をデジタル化すれば、作業時間が減少し、その分別の作業に時間を充てられます。
まとめ
自治体で勤怠管理をデジタル化すると、残業時間の可視化や職員の健康管理ができるようになります。さらに、在宅や外からでも勤怠が可能になり、大勢の従業員の勤怠管理もスムーズになるでしょう。
勤怠管理のデジタル化は、職員の作業負担が減って作業効率が向上するため、自治体も積極的な導入がおすすめです。
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