自治体窓口DXとは？メリットと事例3選を紹介
※この記事は製品や技術にまつわるお役立ち情報＝豆知識を意図しておりますことから、弊社製品以外の製品や市場一般に関する内容を含んでいることがあります
デジタル庁は、自治体窓口業務の効率化と住民サービスの向上を目指し、「書かないワンストップ窓口」を推進しています。
本記事では、自治体窓口DXの概要と窓口デジタル化のメリットを、実際の事例を交えながら紹介していきます。
注意点も解説していくため、導入を考えている方はぜひ参考にしてください。
目次
自治体窓口DX（書かないワンストップ窓口）とは？
まずは、自治体窓口DXの概要と具体的な取り組みを解説していきます。
自治体窓口DXの概要
自治体窓口DXは、窓口業務の効率化と住民サービス向上に向けた取り組みです。
「書かない、待たない、回らない、ワンストップ窓口」を推進し「誰一人取り残されない、人に優しいデジタル化」の実現を目指しています。
具体的な施策としては、マイナポータルや電子申請システムのオンライン申請の推進などです。
この取り組みにより、住民の利便性と職員の業務負荷の軽減が期待されています。
自治体窓口DXに向けた取り組み
ここでは自治体窓口DXの具体的な取り組みを、2つ紹介していきます。
自治体窓口DXSaaSの活用
自治体窓口DXSaaSとは、デジタル庁推奨のガバメントクラウド上から窓口DXに役立つサービスを選択し、窓口DXの推進に活用する試みです。
複数事業者による窓口DXに関する機能（アプリケーション）を利用でき、自治体窓口DXの導入のハードルを下げる効果も期待できます。
窓口BPRアドバイザーの派遣
窓口BPR（業務改革）アドバイザーの派遣事業とは、自治体窓口DXの導入を支援する取り組みです。
自治体窓口DXに精通した地方自治体職員等をアドバイザーとして地方自治体に派遣し、窓口DX導入のサポートやノウハウを提供します。
より多くの地方自治体が、窓口DX推進に向けて実行するきっかけづくりを目的としています。
窓口DX化のメリット4つ
ここからは、窓口DX化の4つのメリットを紹介していきます。
利便性が向上し待ち時間が短縮できる
1つ目は窓口DX化により利便性が向上し、待ち時間の短縮が可能になることです。
DX化が進むことで住民は時間や場所にとらわれずに、オンラインで必要な手続きを完了できるようになります。
特に窓口へ行く時間がない方や遠方に住む方、さらに移動が困難な方にとって大きなメリットです。
業務を効率化でき人手不足の解消に繋がる
2つ目は、業務を効率化でき人手不足の解消に繋がる点です。
手続きがオンラインで完結するようになれば、窓口対応に必要な人員を減らせます。
また、デジタル化によって自動化できる業務が増えることで、単純作業に費やす時間も短縮できます。
これらの取り組みによって、限られた人員でも業務を進められるでしょう。
ペーパーレス化で環境に配慮できる
3つ目は、ペーパーレス化で環境に配慮できる点です。
手続きをオンラインで行えるようになることで、紙の使用量を大幅に削減できます。
また、紙を使用しないことで印刷や輸送にかかるエネルギー消費も削減され、二酸化炭素排出量の低減にも繋がります。
さまざまな言語への対応が可能
4つ目は、さまざまな言語への対応が可能になる点です。
翻訳機能があるタブレットなどを用いれば、多様な言語にもその場で対応できるようになります。
外国人の住民にも優しいまちづくりの実現も可能になるでしょう。
自治体窓口DXの実際の事例
続いては、実際の自治体窓口DXの事例を3つ紹介していきます。
北海道：電子申請システム
北海道の電子申請システムは、オンラインを活用することで24時間365日いつでもどこでも申請が可能です。
たとえば住民票や戸籍謄本の請求、各種許認可申請などが可能です。
窓口に行かなくても、多様な手続きが携帯やパソコン1台で完結します。
北九州市：スマホから窓口予約
北九州市では、スマートフォンを活用した窓口予約システムを導入し、待ち時間の大幅短縮を実現しています。
デンマーク企業のクラウドシステムを使用することで、スマートフォンから来庁予約が可能となりました。
なお、スマートフォンを持っていない方向けに、AIによる自動応答システムを活用した予約代行サービスも導入されています。
これにより、デジタル機器に慣れていない住民も、安心して利用できる仕組みが整備されています。
東京都杉並区：チャットボット
東京都杉並区では、住民からの問い合わせに対して24時間対応可能なチャットボットを導入しています。
チャットボットはAIを活用して、自動応答で手続きの方法や必要書類についての情報を提供します。
職員の業務負担を削減できるほか、住民は時間を気にせずに必要な情報を簡単に得られる点がメリットです。
窓口DXを導入する際のポイント
窓口DXを導入するポイントは、次の3つが挙げられます。
- ・デジタル人材を確保する
- ・財源の確保をする
- ・役場全体で取り組む
窓口DXを推進するうえで、デジタル人材の確保は欠かせません。
人材を育成するのも一つの方法ですが、外部の人材を活用することも推奨されています。
また、DX推進はシステム導入のために費用がかかるため、財源の確保も重要です。
さらに窓口DXは一部の部署だけでなく、他部署との連携が必要不可欠です。
これらのポイントを踏まえて、窓口DXを導入しましょう。
まとめ
窓口DXが普及することで住民の利便性だけでなく、職員の負担軽減にも繋がります。
自治体の事例も参考にしながら、窓口DXの導入に向けて取り組んでいきましょう。
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